Geir Engebraaten har gjennom mange år holdt Huseiernes kurs for styrer i sameier og borettslag. Han har klare tips nå som nyvalgte styrer skal i gang med sitt arbeide.
- Det gjelder enten om det kommer inn nye styremedlemmer eller om hele styret er gjenvalgt, sier Geir Engebraaten.
Les også: Arbeidsoppgaver for styret i sameier
1. Husk gode rutiner for å holde styremøter - lag en plan!
- Styret har et stor ansvar, derfor er det lurt med gode rutiner for et styre, både for å ha oversikt men også ha kontroll på sine oppgaver, sier Geir Engebraaten.
Han peker på at når styret er valgt, bør man konstituere seg i etterkant av årsmøtet. Da anbefaler han at styret lager en plan for det kommende året i styret, og sørge for å protokollføre alle vedtak.
- Sett opp når styremøtene skal være det neste året eller halvåret. Da kan man planlegge opp mot andre aktiviteter. Det er også lurt å sette inn viktige hendelser som må ettersees og følges opp. For eksempel brøyteavtaler før vinteren eller forberedelse til årsmøter til våren, sier Engebraaten.
Digitalt kurs
Gratis kurs om styrearbeid
Anders Leisner er advokat i Huseierne. Her gir han deg en oversikt over styrets oppgaver og ansvar i sameier og borettslag. Les mer
2. Start møtene med en befaringsrunde!
Det kan være lurt å begynne styremøtene med en befaringsrunde.
- Styrets ansvar er særlig å forvalte bygning og tomt. Da er det lurt å ha en befaringsrunde og etterse det man skal passe på. Det er lurt at hele styret ser det samme, forteller Geir Engebraaten.
Han sier at ved å ta denne runden sammen, kan man se om noen bruker eiendommen eller bygningen feil, sjekke om tidligere reparasjoner holder, om nye skader kan være i utvikling og så videre. Her har man samtidig anledning til å utføre den lovpålagte internkontrollen.
Etter befaringen kan man gå videre til et sted det er praktisk å ha møtet og foreta beslutninger.
KURSHOLDER: Geir Engebraaten holder Huseiernes kurs i styreansvar for styrer i sameier og borettslag. Her er hans beste tips til arbeidet.
3. Gode rutiner i selve møtet.
Lag en enkel agenda og la referat gjenspeile beslutningene som er vedtatt og hvem som har ansvar og når det skal være utført.
- Det er viktig at de formelle møtene gjennomføres på en formell måte med referat uavhengig av hvor stort et boligselskap er. Utenom disse møtene kan man gjerne ha mer uformelle arbeidsmøter, diskusjoner og e-post korrespondanse, kommenterer Geir Engebraaten.
4. Bruk arbeidsgrupper
Styreleder bør alltid delegere oppgaver. Det er ikke slik at alt står og faller med leder, selv om denne har størst ansvar. La andre slippe til og lag gjerne arbeidsgrupper eller grupper som kan utrede viktige fremtidige oppgaver for fellesskapet.
Inviter gjerne beboere inn i slike arbeidsgrupper eller andre med særskilt kompetanse sammen med styremedlemmer, som så legger sitt arbeid frem for styret og et vedtak der.
Er det saker som skal behandles av årsmøtet, er det styret som legger dette frem der, altså man følger den formelle tjenesteveien. De i styret som også eier bolig i boligselskapet har også lov til å representere sin egen bolig, dette har ikke noe med inhabilitet å gjøre.
Les også: Styrearbeid i borettslag
5. Pass på habiliteten
Samtidig mener Engebraaten at det er viktig at man i styrearbeidet passer på habilitet og god styreskikk:
- Det skal ikke være noen tvil om habiliteten, sier Geir Engebraaten.
Hans råd er at i det øyeblikk man behandler en sak hvor noen i styret har en nærstående eller økonomisk relasjon til noen, må denne fratre, og det må protokollføres at denne personen fratrådte møtet. Slike saker kan for eksempel være spørsmål knyttet til bruk av fellesarealer, kjøp av kostbare varer og tjenester eller spørsmål om sameiebrøk.
6. Gi beboerne god informasjon
Etter nyvalg er det viktig at beboerne får informasjon om hvem som sitter i styret og hvordan man ønsker henvendelser fra beboerne. Send ut et skriv med e-post, telefontid m.m. Opprett gjerne en lukket digital hjemmeside for boligselskapet, hvor beboerne får tilgang. Her kan det ligge vedtekter, husordensregler, bilder, nyheter fra styret, kontaktinformasjon, omsatte boliger, velkomsthilsen til nye beboere og relevant stoff fra for eksempel nærmiljøet.
Det er også god styreskikk å informere beboerne om det gode arbeidet styret gjør, men det betyr ikke nødvendigvis at beboerne skal ta stilling hvorvidt et tiltak skal gjennomføres eller ikke.
- Vær også tidlig ute med å klargjøre hvem som har anledning til å forplikte boligselskapet, for eksempel hvem som har anledning til å bestille tjenester og varer, forteller Geir Engebraaten.
Les også: Styrets ansvar for brannsikkerheten i sameier og borettslag
7. Bruk penger på vedlikehold
Styret har en plikt og en rett til å få utført vedlikehold på bygningene eller tomten når dette er nødvendig. Dette er det viktig at styremedlemmene tar på alvor, sier Geir Engebraaten.
- Styret har et ansvar for at bygning og tomt ikke forringes, dette er den verdien man eier felles og den skal det tas godt vare på. Det kan bli dyrt å spare seg til fant, sier han.
Engebraaten anbefaler at man har en god vedlikeholdsplan og at man følger opp denne.
Les mer: Med vedlikeholdsplan har styret kontroll på vedlikehold og byggets tilstand
Bruksrett til fellesareal i sameier
Meld inn sameiet eller borettslaget i dag!
Hver dag hjelper vi styrer i sameier og borettslag med å svare på spørsmål, gi råd og løse situasjoner som oppstår.
Hvordan skal loven tolkes, og hva bør styret i sameiet gjøre for å løse potensielle konflikter til beste for sameier og borettslag?
Meld dere inn og få tilgang til eksperter på eiendoms- og boligspørsmål!
