Tekst: Kari Gjertrud Dølgaard
Saken er oppdatert med forskriftsendring som strekker reglene for elektroniske årsmøter frem til 27. mai 2020.
Oppdatert 30. april: Ettermiddagen 30. april kom kommunaldepartementet med høringsutkast til endringer i eierseksjonsloven (for sameier) og borettslagsloven. Der foreslås det både at det vil bli mulig å holde årsmøter og generalforsamlinger både med og uten fysisk oppmøte.
Videre foreslås det at borettslag og sameier som ikke holder digitale årsmøter skal kunne utsette årsmøtene i 2020 til 31. oktober.
Høringene skal inn 8. mai, og Huseierne vil oppdatere denne artikkelen i starten av mai med hvordan de nye reglene vil være.
Huseierne får en rekke henvendelser fra styrer i sameier og borettslag som er usikre på hvordan de skal håndtere møterestriksjonene som koronalovgivningen pålegger dem når årsmøtene eller generalforsamlingene skal holdes.
Tilrettelagt for elektronisk møte
Kommunaldepartementet (KMD) har i forbindelse med pandemien lagt til rette for at det skal være mulig å gjennomføre årsmøter og generalforsamlinger med elektronisk kommunikasjon.
Dette gjelder så lenge fysiske møter er uforenlig med offentlige pålegg og anbefalinger.
- Det betyr at så lenge man sørger for at alle har en mulighet til å delta for en behandling av sakene så kan man avholde et årsmøte ved hjelp av elektroniske hjelpemidler eller på annen egnet måte, sier advokat i Huseierne, Annita Magnussen.
Annita Magnussen er advokat i Huseierne.
Det er imidlertid opp til hvert enkelt styre å vurdere om det er forsvarlig å gjennomføre et digitalt møte, eller om man bør vente.
- Forskriften gir en mulighet til å fravike lovens krav om fysisk møte, men den innebærer ikke noe påbud om å gjøre dette, påpeker Magnussen.
Den midlertidige forskriften, gir i § 3 adgang til å holde årsmøte og generalforsamling uten fysisk oppmøte.
Styret kan beslutte å holde årsmøte og generalforsamling uten fysisk oppmøte, herunder ved bruk av digitale møteapplikasjoner, telefon- eller videomøte eller på annen betryggende måte.
For gjennomføring av slikt årsmøte eller generalforsamling gjelder følgende:
- Samtlige seksjons- eller andelseiere skal gis mulighet til å delta i behandlingen av sakene. Styret kan fastsette nærmere krav til gjennomføringen av deltakelsen og stemmegivning, herunder tillate bruk av forhåndsstemme uten at det er vedtektsfestet.
- Forretningsfører, revisor og eventuell daglig leder skal gis mulighet til å uttale seg om aktuelle saker.
- Styreleder, eller annen møteleder som årsmøtet eller generalforsamlingen velger, skal sørge for at det føres protokoll i henhold til eierseksjonsloven § 53, burettslagslova § 7-9 og bustadbyggjelagslova § 5-17.
- I tillegg har departementet presisert i forskriften at også forhåndsstemmer til årsmøte og generalforsamling kan aksepteres. Det legger til rette for at flere kan delta og styrker dermed beboerdemokratiet, understreker advokaten.
Dette betyr altså at fordi du har muligheten for å forhåndsstemme, er det ikke noe krav om et samtidig møte.
Ta bare de ordinære sakene
Dersom møtet kan gjennomføres elektronisk anbefaler advokaten at det bare tas beslutninger i de ordinære årsmøtesakene som årsregnskap, årsmelding, styrehonorar, valg og eventuelt nødvendig vedlikehold.
- Samtidig bør man også sette en dato for et ekstraordinært møte senere for å følge opp andre saker når restriksjonene oppheves, presiserer hun.
Ingen vet hvor lenge koronaepidemien vil vare, departementet sier derfor at de vil vurdere å igangsette et parallelt lovarbeid med formål å skaffe hjemler for unntak i egne lover.
Dette kan for eksempel være å utsette fristen for avholdelse av møtene innen utgangen av juni.
Advokaten svarer: Skatt på styregodtgjørelse fra sameie og borettslag
Enklere i små sameier
Restriksjonene som sier at man kun kan være fem personer samlet, gjør at dersom man er et lite sameie så kan man finne en løsning.
- Er man et lite sameie, så kan man jo møtes inntil 5 personer, og de fem personene kan ha fullmakter fra de andre, sier advokaten.
Men det er viktig at man respekterer de vanlige kravene som for eksempel fysisk avstand mellom deltakerne.
- I en slik setting kan alle saker diskuteres, for i utgangspunktet er det ingen begrensninger for hvor mange fullmakter man kan ha, forteller Magnussen.
Derimot tror hun at det i praksis vil være problematisk å få gjennomført det på denne måten fordi man ikke kan legge føringer på stemmegivningen til den man gir fullmakten til.
Noen vil nok vegre seg for å gi mange fullmakter til bare fem seksjonseiere.
- Også her, dersom flere bare er representert ved fullmakter, anbefaler jeg å kun ta de ordinære årsmøtesakene, sier hun.
De opprinnelige kravene i lovene
Forskriften som åpner for å avholde årsmøter på andre måter enn ved et fysisk møte gjaldt først frem til den 27. april. Stortinget har imidlertid vedtatt at forskriften forlenges til 27. mai, og vil gjelde så lenge den midlertidige lov av 27. mars 2020 nr. 17 gjelder.
Når det ikke lenger er behov for denne forskriften, vil de opprinnelige kravene igjen være gjeldende:
Eierseksjonsloven, burettslagslova og bustadbyggjelagslova krever at møtene holdes ved fysisk oppmøte.
Lovene sier at årsmøtet og generalforsamlingen skal behandle og (eventuelt) godkjenne regnskap for foregående kalenderår.
Senest én måned etter at regnskapet er fastsatt, skal det sendes inn til Regnskapsregisteret.
Det følger av regnskapsloven at dersom regnskapet ikke er sendt inn til Regnskapsregisteret innen 1. august, skal den regnskapspliktige betale forsinkelsesgebyr.
Eierseksjonsloven, burettslagslova og bustadbyggjelagslova krever også at møteprotokoller og annet skal undertegnes skriftlig.
Huseierne vil oppdatere denne fortløpende med oppdateringer fra Kommunaldepartementet om lemping på restriksjoner, eller dersom det lempes på kravet om at årsmøtet skal holdes innen utgangen av juni.
