Det er den tiden av året igjen – hvor det innkalles til årsmøter og generalforsamlinger over hele landet. Dersom du bor i borettslag heter det generalforsamling, og dersom du bor i sameie heter det årsmøte. Reglene er omtrent de samme, så for enkelhets skyld bruker vi her ordet årsmøte.
Årsmøtet er det øverste styrende organet. Her skal blant annet regnskapet for forrige kalenderår og årsberetningen behandles. Årsberetningen er styrets oppsummering av aktiviteter det siste året. Det skal også velges styremedlemmer. I tillegg behandles saker som styret vil ta opp, eller som er foreslått av beboerne.
Ved å møte opp får du altså godt innblikk i driften av sameiet eller borettslaget. Du får rett og slett vite hva som skjer, og du får være med på å bestemme.
Årsmøtet i sameiet
Diskusjoner og stemmegivning
Deltar du på møtet får du ikke bare oversikt over økonomien der du bor, og et innblikk i hva styret driver med, men du får også innblikk i eventuelle andre saker som er viktige, og som det kanskje skal stemmes om. Som seksjonseier eller andelseier kan du ved stemmegivning være med og påvirke. Det kan være store avgjørelser som påvirker deg økonomisk som skal diskuteres.
Svært ofte er det avgjørelser om oppussing og oppgradering som diskuteres og avgjøres på årsmøtene. Skal dere for eksempel sette i gang med en felles oppussing av alle baderom i blokken? Hva da med de som på egen hånd pusset opp badet sitt i fjor? Eller trenger vinduene å skiftes ut? Har man da tatt med i betraktningen at ventilasjonen må tilpasses en tettere bygningskropp? Hvordan vil dette påvirke din bolig og din økonomi?
Innkallingen sier ikke alt
- I innkallingen vil styrets forslag til vedtak i hver enkelt sak komme frem, men om du ikke møter opp, går du glipp av diskusjonene. Ting kan komme frem som gjør at du skifter mening om en sak, eller at du får en mening, selv om du i utgangspunktet stilte deg likegyldig, sier advokat Annita Magnussen i Huseierne.
I sameier har hver seksjon én stemme. Det vil si at en person som eier tre seksjoner, får gi tre stemmer. I borettslag har hver andelseier én stemme, selv om han eller hun eier flere andeler.
Saker som ikke er oppført i innkallingen kan ikke behandles med mindre alle seksjonseierne er til stede og stemmer for å ta beslutning i saken. Det skal altså ikke komme noen helt store overraskelser, men husk at mye rart likevel kan dukke opp som kan være nyttig å få med seg. Ikke minst under punktet «Eventuelt» kan det komme opp saker fra deltagerne som kan være relevante for deg å vite om.
Det er ikke mulig å forhåndsstemme. Man kan gi en annen person fullmakt, men da kan man ikke kontrollere hva fullmektigen stemmer.
Derfor bør du gå på årsmøtet i sameiet
Digitale årsmøter
Fra 1. april 2021 kom det nye regler om gjennomføring av digitale årsmøter og generalforsamlinger. Det er nå opp til styret å avgjøre om møtet skal avholdes digitalt eller fysisk. Dersom styret bestemmer seg for digital gjennomføring, har styret ansvar for at det gjennomføres på en forsvarlig måte. Det betyr at de formelle kravene til møtet overholdes, for eksempel kravet til protokollføring, stemmegivning og så videre.
Slik skal digitale årsmøter gjennomføres i sameier og borettslag
Si ifra
For enkelte gir digitale årsmøter større muligheter til å delta enn før – for andre er det omvendt.
Dersom du har blitt innkalt til et digitalt årsmøte, men ikke mestrer teknologien, bør du melde ifra så snart som mulig til styret.
- Styret må da finne en løsning som gjør at alle har mulighet til å delta. Enten ved å lære opp de som ikke kan, eller samle en liten gruppe fysisk, innenfor gjeldende smittevernregler, sier advokat Magnussen.
Det er også en mulighet for at en viss andel av de innkalte kan sette en stopper for digitalt møte:
- Hvis man er minst to seksjonseiere med minimum ti prosent av stemmene, kan man kreve fysisk møte, sier Magnussen, men legger til: - Det er jo litt dumt nå hvis det betyr at årsmøtet ikke kan holdes, fordi sameiet er for stort til at det er mulig å møtes fysisk innenfor smittevernreglene.
Utsatt frist?
Fristen for å ha avholdt årsmøter i sameier er normalt innen utgangen av juni. På grunn av pandemien har departementet i år foreslått å utsette fristen med to måneder.
- Man kan jo håpe på at en utsettelse gjør det mulig å avholde et fysisk møte, sier Magnussen.
I mange tilfeller vil et fysisk møte være å foretrekke fremfor et digitalt, med mindre pandemien gjør det umulig. Spesielt dersom det er kompliserte saker på programmet som krever muntlig diskusjon.
