Av: Carsten Henrik Pihl

Digitale årsmøter i sameier - og generalforsamlinger i borettslag - har blitt lovlig på permanent basis. De nye reglene gjelder fra 1. april 2021, slik at de kan gjelde for årsmøter og generalforsamlinger som holdes våren 2021.

Dermed blir det lov å ha digitale årsmøter, men altså ikke noe krav.

NB: Reglene vil være de samme for årsmøter i sameier og for generalforsamlinger i borettslag. Her går vi gjennom de viktigste reglene. Vi vil av praktiske grunner for det meste bruke begrepet "årsmøte" i teksten, men det vil også gjelde generalforsamlinger i borettslag.

Huseierne har egne gjennomganger på nettsidene over gjennomføringen av årsmøter og generalforsamling blir oppdatert når reglene trer i kraft.

Krav til gjennomføringen

Dette betyr at dere kan gjennomføre digitale årsmøter nå i vår, hvis dere ønsker. Men det vil altså være en del krav som skal være oppfylt, både til valg av plattform og til gjennomføringen.

- Styrene må tenke gjennom om, og i så fall hvordan, et digitalt møte kan gjennomføres i hvert enkelt sameie. Hvem er sameierne, og vil de ha kunnskap nok til å gjennomføre årsmøtet digitalt? Hvordan skal man få med alle? Hvordan skal sameiet tilfredsstille alle kravene som settes til en slik gjennomføring? Dette må styrene få klarhet i før innkallingen sendes ut, forteller Annita Magnussen, advokat i Huseierne.

GOD PLANLEGGING: Huseiernes advokat Annita Magnussen arbeider mye med regler for sameier og borettslag. Hun anbefaler styrene å starte arbeidet med å planlegge eventuelle digitale årsmøter tidlig. For det er en god del som skal på plass.

 

Fysisk eller digitalt møte?

De nye reglene legger opp til at det er styrets valg om møtene skal gjennomføres digitalt eller fysisk.

- Muligheten for digitale årsmøter er altså bare en tilleggsmulighet. Sameier og borettslag som helst ønsker å fortsette med fysiske møter, kan gjøre det, forteller Annita Magnussen.

Loven stiller krav til styret om at gjennomføringen er forsvarlig. Og departementet peker i forarbeidene på at det kan være hvilke saker som står på dagsorden som vil være avgjørende.

"Det viktigste momentet vil oftest være hvilke saker som står på dagsordenen.", skriver departementet i forarbeidene.

Kompliserte saker krever ofte muntlig diskusjon, og sakene vil kunne få en utvikling underveis på årsmøtet slik at vedtaksgrunnlaget endres. Da er det fornuftig med fysisk møte.

Enklere saker der det er mer standardsaker eller "formalia" som skal vedtas, kan tale for at møtet greit kan gjennomføres digitalt.

I noen sameier eller borettslag kan det være mange som ikke har tilgang til digitale hjelpemidler, eller som synes det er vanskelig å bruke digitale hjelpemidler.

Da har departementet i forarbeidene skrevet at styret må være "tilbakeholdne med å velge digitalt møte". Det betyr i klartekst at det skal mye til for at man skal velge digitalt møte. Men et argument for å ha møtet digitalt likevel kan for eksempel være forsamlingsforbud i forbindelse med koronapandemien.

- Selv om man har mulighet til å gjennomføre årsmøter digitalt, er det viktig å tenke på fordelene ved fysiske møter. Først og fremst at naboer får truffet hverandre, noe som kan føre til bedre bomiljø. Diskusjoner kan også bli bedre ved å se de man diskuterer med, sier Annita Magnussen.

Hvordan kan et digitalt årsmøte eller en digital generalforsamling holdes?

De nye lovreglene sier ikke noe om hvilken plattform som kan brukes for å holde digitalt møte.

Gjennom det siste året har mange i arbeidslivet blitt vant til å bruke plattformer som Teams, Zoom, Google Meet mm. I tillegg har det kommet ulike spesialtjenester for årsmøter og generalforsamlinger, der sakspapirer legges ut, debatt kan holdes (skriftlig) og avstemninger kan foregå. Her skjer "møtene" gjerne over flere dager - slik at alle rekker å se på papirer og skrive sine kommentarer. Noen av de løsningene som ble brukt i fjor tilfredsstiller ikke kravene til forsvarlig gjennomføring, men plattformene utvikler seg stadig og vil bli bedre.

Det er opp til styret å velge hvilken digital plattform man ønsker, så lenge avviklingen blir "forsvarlig" som er kravet i loven. Innenfor disse rammene kan man da velge:

• Møteapplikasjon – åpne møter over en tidsperiode som gir skriftlige møter uten diskusjoner i sanntid
•  «Live»-møter Videokonferanse
• E-post-møte med få deltagere
• Fullmakter
• Papiralternativ
• Kombinasjoner av alle

- Det er viktig å merke seg at departementet har valgt å ikke foreslå muligheten til forhåndsstemmer, slik at stemmegivning må organiseres i selve møtet. Merk også at rene telefonmøter ikke er tillatt etter lovens forslag, kommenterer Annita Magnussen.

Men lovforslagene stiller krav om en forsvarlig gjennomføring, og at systemet sikrer at lovens krav til årsmøte er oppfylt.

Ved valg av digitalt møte er det altså flere punkter som styret må merke seg når de velger plattform:

• Det må foreligge systemer som sikrer at lovens krav til årsmøter er oppfylt. Tenk over om valgt løsning gir seksjonseierne samme rettigheter som i et fysisk møte. Prinsippet om at alle har rett til å møte på årsmøtet må opprettholdes.
• Må foreligge systemer som sikrer at deltagelse og stemmegivning kan kontrolleres på en betryggende måte.
• Stemmegivingen må være på like premisser og på samme faktagrunnlag.
• Krav til system som betryggende kan bekrefte deltagernes identitet.
• Personvern må ivaretas
• Møtet og avstemming må kunne dokumenteres

 

Hvordan stemmer dere på digitalt årsmøte?

Når det gjelder stemmegivning, presiserer departementet i forarbeidene at løsningene må ha funksjonalitet som enten ikke tillater at det stemmes før diskusjonen er avsluttet, eller som lar en endre stemmen hvis det kommer nye synspunkter, faktaopplysninger eller argumenter.

Dette er kanskje særlig praktisk der møteportaler som har åpent i lengre tid brukes. Da må systemet være slik at hvis noen har stemt tidlig, og det så kommer nye forslag, må de som har stemt tidlig kunne endre stemmer. Departementet peker på at det beste nok er løsninger som lar møtet ha en "drøftelsesfase" og en "avstemmingsfase".

Rent praktisk betyr dette at i mindre sameier og borettslag med få boenheter kan det være praktisk og gjennomførbart at det digitale årsmøtet gjennomføres på for eksempel Teams, omtrent som vanlige årsmøter (bortsett fra at man ikke er i samme rom.)

Hovedutfordringen vil være avstemming, at man har løst dette på en tilfredsstillende måte.

- Når sameiet er så lite at man har oversikt over alle, må det være tilstrekkelig med en håndsopprekking. Det er denne møteformen som er mest likt et fysisk møte, kommenterer Annita Magnussen.

I større boligselskap vil slike videomøter nok være mer uhåndterlig, både med tanke på ordstyring og ikke minst avstemming. Her må styret da finne andre og bedre måter å gjennomføre årsmøtet på. Da vil nok noen av møteplattformene som er utviklet, fungere bedre.

Kan beboerne kreve fysisk møte?

Lovreglene legger opp til at beboerne kan kreve fysiske møter. Regelverket legger opp til at minst to andelseiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene kan kreve at det gjennomføres fysiske møter.

Dette betyr i praksis at i sameier og borettslag der det er til og med 20 enheter, er det minst to andelseiere som trengs for å kreve fysisk møte. Der det er over 20 enheter, vil det være minst 10 prosent av andelseierne som må til for å kreve fysisk møte. Det trengs uansett ikke noen begrunnelse fra disse andelseierne.

Styret kan sette en frist for når fysisk møte kan kreves, fristen skal være "rimelig" og den må settes etter at sakslisten for møtet er kjent. Dette for at beboerne skal kunne vurdere om de skal kreve fysisk møte eller ikke.

BLI MEDLEM - FÅ RÅD: Sameier og borettslag som er medlemmer av Huseierne kan få mer rådgivning om temaet! Les mer her!

Hjelp til de som ikke får dette til

Departementet er i sitt forslag også tydelige på at styret har et ansvar for de som sliter med digitale møter. De peker på at styret, for å oppfylle forsvarlighetskravet, må kunne tilby assistanse til de som har utfordringer. For eksempel ved å tilby at de som ikke klarer å følge digitalt får hjelp av styremedlemmer under årsmøtet.

Her forutsetter departementet at styret gjør en stor innsats: "Departementet legger til grunn at styrene strekker seg så langt som det er nødvendig for å sikre at alle som ønsker å delta får «delta» på egnet vis.", står det i forarbeidene.

- Her må styrene finne praktiske løsninger. En løsning kan være at styret åpner opp for å sitte sammen med de som ikke får til den digitale varianten, mens øvrige seksjonseiere er med digitalt, sier Annita Magnussen.

- Erfaring fra de digitale møtene som ble gjennomført i fjor kan tyde på at digitale løsninger fører til større oppslutning om møtene, sier Huseiernes advokat.

Ugyldige vedtak?

Dersom en generalforsamling eller et årsmøte er i strid med kravet om forsvarlig gjennomføring, kan vedtak som blir truffet der være ugyldige. Forutsetningen er at «feilen» kan ha virket inn på vedtakets innhold.

 

Les mer om hva som skal behandles på årsmøtene:

• Årsmøter i sameier
• Generalforsamlinger i borettslag