Årsmøtet i sameiet

Når må årsmøtet holdes?

Det ordinære årsmøtet skal holdes innen utgangen av juni hvert år. Skulle styret bomme på fristen, er ikke vedtakene ugyldige av den grunn – men hold deg innenfor.

Sendes innkallingen ut for sent, kan en seksjonseier eller et styremedlem be tingretten om å innkalle i stedet. Det vil du unngå.

Ekstraordinært årsmøte

Ekstraordniært årsmøte holdes når styret mener det er nødvendig, eller når minst to seksjonseiere som til sammen har minst 10 prosent av stemmene krever det. Kravet må følges av en konkret sakliste.

Slik skal innkallingen være

Innkallingen sendes ut tidligst 20 og senest 8 dager før et ordinært årsmøte. Ekstraordinært årsmøte kan bare kalles inn med en kortere frist hvis det er nødvendig. Utgangspunktet er senest 8 dager da også.

Innkallingen skal være skriftlig, og e-post teller som skriftlig. Seksjonseiere som ikke bor i sameiet har krav på skriftlig varsel uansett hva som står i vedtektene – sørg for å oppdatere kontaktopplysninger jevnlig.

Sakene må stå tydelig i innkallingen.

Seksjonseierne skal kunne se hva de går glipp av hvis de ikke møter, og de skal ha tid til å forberede seg. Saker som ikke er nevnt i innkallingen kan ikke vedtas – med mindre alle seksjonseierne er til stede og stemmer for å behandle saken likevel.

Skal en sak avgjøres med to tredjedels flertall, må hovedinnholdet i forslaget gå tydelig fram av innkallingen. Det holder ikke med en vag overskrift som «vedtektsendringer».

Kommer det inn forslag fra en seksjonseier innen fristen styret har satt, skal forslaget med i innkallingen.

Hvis styret ikke kaller inn

Glipper innkallingen, kan en seksjonseier, forretningsføreren eller et styremedlem be tingretten gripe inn. Tingretten innkaller da snarest og oppnevner en advokat som leder møtet. Regningen tar sameiet.

Dette er en situasjon styret bør unngå – både fordi det koster penger og fordi det signaliserer at styret ikke fungerer.

Hva skal årsmøtet behandle?

Et ordinært årsmøte tar alltid for seg styrets regnskap for fjoråret, en eventuell årsberetning og valg av styre. Har sameiet 21 seksjoner eller flere, gjelder revisjonsplikt – da må regnskap og revisjonsberetning sendes ut minst en uke før møtet, og ligge tilgjengelig på selve møtet.

Møteledelse og protokoll

Styreleder leder vanligvis møtet, men årsmøtet kan velge en annen – for eksempel en advokat eller forretningsføreren. Det kan være en god løsning ved krevende saker eller konflikter.

Møteleder og minst én seksjonseier skriver under protokollen. Sørg for at den blir tilgjengelig for alle seksjonseiere i etterkant.

Les også: Styret i sameier – hva er ansvaret og oppgavene?

Hvor mange stemmer har hver seksjon?

I rene boligsameier har hver seksjon én stemme – uavhengig av størrelse. I næringssameier og kombinerte sameier stemmes det etter sameiebrøken, altså etter eierandel.

Vedtektene kan justere dette, for eksempel ved å gi alle boligseksjoner lik stemmevekt i et kombinert sameie. En slik endring krever samtykke fra de seksjonseierne det går ut over.

Står stemmene likt, avgjør loddtrekning.

Flertallskravene styret må kjenne

Hvor mange stemmer som skal til avhenger av hva saken gjelder. Her er de fire nivåene du bør ha kontroll på før saklisten settes:

Vanlig flertall – hovedregelen

De fleste saker avgjøres med vanlig flertall blant de som stemmer. Dette gjelder med mindre eierseksjonsloven eller vedtektene sier noe annet.

Bomiljøtiltak – kostnaden styrer flertallskravet

Skal sameiet gjøre noe som går utover vanlig drift, men som forbedrer bomiljøet – for eksempel oppgradere uteområdet eller sette opp en lekeplass – avhenger flertallskravet av prislappen:

• Under 5 % av de årlige felleskostnadene: Vanlig flertall holder.
• Over 5 %: To tredjedels flertall kreves.
• Over halvparten av folketrygdens grunnbeløp per seksjonseier: De seksjonseierne det gjelder må gi sin tilslutning.

To tredjedels flertall – de tyngre vedtakene

Eierseksjonsloven § 49 krever to tredjedels flertall blant de som stemmer for blant annet:

• Ombygging, påbygging eller andre endringer av bygg eller tomt som går utover vanlig vedlikehold
• Omgjøring av fellesarealer til nye seksjoner, eller utvidelse av eksisterende seksjon
• Kjøp, salg eller utleie av fast eiendom som går utover vanlig forvaltning
• Endring av formålet til en seksjon, for eksempel fra bolig til næring eller omvendt
• Reseksjonering som gir flere seksjoner og dermed øker det totale stemmetallet
• Hyblifisering – tilrettelegging for at en seksjon kan brukes av flere personer enn vanlig
• Endring av rammen for korttidsutleie

Vedtektsendringer krever også to tredjedels flertall.

Enstemmighet – de største avgjørelsene

Eierseksjonsloven § 51 krever at alle seksjonseiere er enige før følgende kan vedtas:

• Salg eller bortfeste av hele eller vesentlige deler av eiendommen
• Oppløsning av sameiet
• Tiltak som vesentlig endrer sameiets karakter
• Tiltak som går utover seksjonseiernes bo- eller bruksinteresser, uansett kostnad

I praksis betyr det at slike saker sjelden kan avgjøres på selve årsmøtet. Er ikke alle til stede og stemmer ja, må styret innhente skriftlig samtykke fra de som var fraværende i etterkant.

Tilslutning fra de berørte

Skal årsmøtet begrense rådigheten til én eller flere seksjonseiere – for eksempel ved å forby utleie – holder det ikke med to tredjedels flertall alene. Den eller de seksjonseierne vedtaket rammer må også gi aktiv tilslutning, og begrensningen må inn i vedtektene.

Les mer om vedtekter for sameier

Habilitet – når en seksjonseier ikke kan stemme

En seksjonseier kan ikke stemme i saker som handler om seg selv eller en nærstående. Det gjelder blant annet:

• Søksmål mot seksjonseieren eller en nærstående
• Spørsmål om eget eller nærståendes ansvar overfor sameiet
• Pålegg om salg eller fravikelse rettet mot seksjonseieren eller en nærstående
• Søksmål mot andre der seksjonseieren har en vesentlig egeninteresse som kan stride mot sameiets interesser

I slike saker kan seksjonseieren heller ikke stemme via fullmakt, eller selv være fullmektig for andre.

Vær samtidig oppmerksom på at vanlige interessekonflikter mellom seksjonseiere – for eksempel uenighet om vedlikehold eller prioriteringer – ikke gjør noen inhabile. Det er en normal del av sameielivet.

Reglene om årsmøtet finner du i eierseksjonslovens kapittel 6.