Styrets ansvar: Personopplysninger må behandles varsomt

Gå til hovedinnhold

Styrets ansvar: Personopplysninger må behandles varsomt

Hvordan skal styret i borettslag og sameier forvalte personopplysninger? Huseiernes ekspert på boligselskaper, advokat Annita Magnussen, gir deg svar her.

Noen av spørsmålene som kommer inn til Huseiernes juridiske avdeling handler om personopplysninger. Her er noen eksempler på hva som kan dukke opp av problemstillinger som har å gjøre med taushetsplikt i sameier og borettslag:

«Sameiet der jeg bor har gitt personopplysninger oss beboerne til en tv- og internettleverandør som nå bruker det til å spisse salg av tjenester. Har de egentlig lov til det?»

«Jeg har bedt om en liste over alle som eier bolig her, kan styret nekte å gi ut det?»

«På årsmøtet ble det snakket om en seksjonseier som skylder en masse fellesutgifter, men jeg finner ikke navnet i referatet. Har jeg ikke rett til å vite hvem dette er?»

Regulert i borettslagsloven og personopplysningsloven

Det er forskjell på borettslag og sameier når det kommer til taushetsplikt.

I borettslag er taushetsplikten lovfestet. Det står i borettslagsloven at tillitsvalgte, forretningsfører og ansatte skal hindre at uvedkommende får tilgang til personopplysninger, med mindre «inga rettkomen interesse tilseier at opplysningane skal haldast hemmelege».

For sameier finnes ikke tilsvarende formulering i eierseksjonsloven.

- Men det fremgår av andre lover at personopplysninger skal behandles med forsiktighet også i seksjonssameier, sier advokat i Huseierne, Annita Magnussen.

- Det er særlig personopplysningsloven, der GDPR-reglene er innlemmet, som vil legge føringer for hvordan styret i et sameie kan forvalte personopplysninger, forklarer Magnussen.

Kun nødvendige lister er lov

Så hva betyr det i praksis at styret i et sameie må følge personopplysningsloven?

- Det betyr blant annet at styrene kun har lov til å lage lister eller registre som er nødvendige for sameiet, sier Magnussen.

Styret kan ha en liste over alle eiere med adresser, navn og personnummer – dette kan være nødvendig dersom styret for eksempel blir nødt til å kaste ut noen, eller det kan være opplysninger som er nødvendige i forhold til skattemyndigheter eller lignende. Men en slik liste skal forvaltes med forsiktighet.

Skal ikke leveres ut

- Kanskje trenger ikke alle styremedlemmer tilgang til listen – og da skal de ikke ha det. Den skal heller ikke leveres ut til uvedkommende, understreker advokaten.

Uvedkommende vil typisk være et TV-selskap som vil bruke listen for å selge sine tjenester, - eller en nysgjerrig nabo / beboer.

- TV-selskapet eller den nysgjerrige naboen må da finne ut av dette selv. Og det er jo slett ikke umulig – disse opplysningene finnes jo i Grunnboka. Det er altså ikke nødvendigvis hemmelig informasjon. Men registeret som sådan skal likevel behandles med forsiktighet, sier Magnussen.

Å oppbevare opplysninger i tråd med personopplysningsloven vil også si å ha sletterutiner for utdatert informasjon. Gamle lister og innsamlet informasjon som ikke lenger er aktuell, skal ikke tas vare på.

Anonymisering i referater

Enkelte styrer legger ut protokoll fra hvert styremøte slik at beboerne kan lese om hva styret har diskutert. Dersom det har vært oppe saker som har med enkeltpersoner å gjøre, må dette anonymiseres i slike referater.

Det samme gjelder referat fra årsmøte: Dersom det for eksempel har kommet opp at en enkelt beboer ikke har betalt på fellesutgiftene det siste halvåret, skal denne anonymiseres, selv om navnet kan ha blitt nevnt på møtet.

- Og så er det viktig å huske på hvor grensen for informasjon går. Ting som religion, etnisitet, seksuell legning, politisk ståsted, medlemskap i fagforening og så videre trenger verken styret eller andre i sameiet å vite noe om. Dermed skal slike opplysninger selvsagt ikke samles inn eller registreres hos styret, sier Magnussen.

Fakta:

Verdt å vite om personopplysninger i sameier og borettslag

  1. Styret skal bare samle inn og oppbevare nødvendig informasjon om eiere / beboere.
  2. Lister over eiere/beboere skal ikke deles med uvedkommende.
  3. Styret skal ikke dele navn på beboere som blir klaget på eller som er i krangel med hverandre eller som ikke har betalt fellesutgifter.
  4. Etnisitet, seksuell legning, politisk tilhørighet og lignende skal ikke registreres.
  5. Utdatert personinformasjon skal slettes.

Digitalt kurs

Gratis kurs om styrearbeid

Anders Leisner er advokat i Huseierne. Her gir han deg en oversikt over styrets oppgaver og ansvar i sameier og borettslag. Les mer

Mer fra Huseierne

Se alle artikler

Så høyt over tomta eier du

Les mer